یکی از ارکان اصلی استانداردهای کیفیت، مدون کردن فعالیتها و فرایندهای موثر بر کیفیت یک سازمان در چهارچوبی مشخص و تعریف شده است. مستند سازی ابزاری مفید است که با بهره بردای از آن، مدیریت هر سازمان می تواند به صورت موثر مجموعه تحت سرپرستی خود را هدایت و کنترل نماید و تغییرات محیطی و برون سازمانی یا ورود افراد و استخدام کارکنان جدید، به سادگی عملکرد سازمان را تحت تاثیر قرار ندهند
مستندات کنترل کیفیت ، فرآیند کنترل و نظارت برکیفیت محصول و خدمات قابل ارائه به مشتریان را استانداردسازی می نماید. استانداردسازی فرآیند کنترل کیفیت در هر شرکتی از طریق طراحی مستندات کنترل کیفیت مطابق با لزامات قانونی و مقرراتی صورت می گیرد مستندات مدیریت کیفیت شامل روش اجرایی ، فرم ها و دستورالعمل ها و فرآیند کنترل کیفیت الزامات تعیین معیارها و مشخصه های کنترلی محصول ، ثبت نتایج آزمون و کالیبراسیون تجهیزات اندازه گیری را شامل می شود

مستندات کیفیت در حال حاضر برای بسیاری از شرکتها از جمله شرکتهای دارویی، بهداشتی و آرایشی و غذایی از طرف سازمانهایی مانند سازمان غذا و دارو و سازمان ملی استاندارد الزامی شده است. مرکز تحقیقات سیف وی بدین منظور اقدامات ویژه ای را به منظور تهیه و مشاوره به منظور استقرار سیستمهای مدیریت کیفیت به مشتریان خود ارائه می دهد